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李毅:坚守规范 创新服务 为学校国际化发展做好一线管理和服务

2018-06-15 09:34:19  来源:

摘要:  “一流大学必然有一流的管理和服务”。上海交通大学首届“管理服务奖”颁发,表彰在学校基层管理服务工作中做出突出贡献、起到示范引领作用的先进典型。《服务之星》专栏将刊发管理服务奖获得者事迹,褒扬教职员工在管理服务工作中的贡献,激励广大教职员工弘扬社会主义核心价值观,传承交大精神,以优良的管理服务工作支撑和促进学校建设和发展,让教书育人奖、科研成果奖、管理服务奖获得者的道德风尚、人格魅力、敬业精神、治学态度、教学艺术,成为弥足珍贵的精神财富和文化瑰宝,引领良好教风学风,助力“双一流”建设。
关键词: 服务管理
  “一流大学必然有一流的管理和服务”。上海交通大学首届“管理服务奖”颁发,表彰在学校基层管理服务工作中做出突出贡献、起到示范引领作用的先进典型。《服务之星》专栏将刊发管理服务奖获得者事迹,褒扬教职员工在管理服务工作中的贡献,激励广大教职员工弘扬社会主义核心价值观,传承交大精神,以优良的管理服务工作支撑和促进学校建设和发展,让教书育人奖、科研成果奖、管理服务奖获得者的道德风尚、人格魅力、敬业精神、治学态度、教学艺术,成为弥足珍贵的精神财富和文化瑰宝,引领良好教风学风,助力“双一流”建设。
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  【服务格言】
 
  ■ 出入境无小事,我会温和而坚持地,一直守好这份责任。
 
  ■ 一年9000余份审批、3500个签证送办、6000名外国师生签证、3500份境外来访申请……出入境团队精密契合高速运转,是一支能打硬仗的队伍。
 
  ■ 我们努力致力于将出入境中心打造成为专业化、规范化、智能化、国际化的一流服务窗口。
 
  李毅现任上海交通大学国际合作与交流处出入境管理与服务中心主任,该中心承担了学校所有师生、外籍来华工作学习和境外来访人员的出入境管理及签证服务工作。这是一项面向人员数量众多、责任非常重大、政策性和规范性要求特别高的一线管理和服务工作。李毅及其团队不仅为师生提供了专业规范的服务,让出国境的法规和规范逐步深入广大老师和学子的意识中,她还主动出击调研、开拓各项业务,在这个默默无闻又繁琐紧张的工作岗位上,高效推进和实现了多项出入境管理创新,为上海交大率先在全国落实“科创新政”工作赢得了良好而广泛的媒体关注和社会影响。
 
  坚守政策底线,围绕师生,打造规范出入境服务
 
  在闵行校区行政B楼二楼,你会发现一个色彩明丽的房间,这里就是上海交大国际合作与交流处出入境管理与服务中心。中心于2013年正式成立,目前提供四大项服务内容:师生因公出国境审批与因公签证申办、外籍教师和留学生来华工作许可与签证申办、各类出国证照的管理及境外人士来访申报。寥寥数十字的归纳,背后是这样一组数据:一年9000余份校内审批(含医学院)、3500个因公签证送办、6000人次外国师生签证服务、3500份境外人士来访申请、4000余本护照的日常管理、30000余页的出国件电子和纸质归档……而每一个数字的背后,又包含着数不清的答疑、反复的解释与沟通。近五年来,随着学校国际化战略的大力推进、国际交流活动日益活跃,学校和200多个国家或地区开展了密切的因公交流和往来。同时,随着中央八项规定、三公经费管理和出入境的各项政策、规定和要求不断出台,出入境承办的业务不仅仅是数量激增,服务要求和规范更是提到新高,面临前所未有的新压力和新挑战。李毅以其强烈的事业心和责任意识,将党纪国法、校情与师生的实际需求做到了很好的结合。她负责落实中央、教育部党组关于加强因公出国境的各项管理规定,两年里起草和推进了多项校级外事管理文件,圆满完成上级各部门对学校因公出国境的多次大型巡查和调研等工作。
 
  外事管理规范多、密级高,李毅用整整半年,加班加点反复研读国家的历史和现行文件精神,吃透读懂,背得滚瓜烂熟,并将政府和国家的这些规范和要求,全程微笑、耐心解释给每一个来访师生,塑造出规范、专业又温暖的服务风貌,带领团队高效完成了数万人次的出入境规范审批和签证送办工作。
 
  在出入境中心办公室和窗口处,你能看到“外事无小事、时刻需谨记”的醒目标语。为坚守法规和政策底线,李毅对出入境中心的所有团队成员不断进行培训,从每一条规范的解释、到每一份申请的审核,都几乎达到了严苛的程度,目标就是避免任何一项出入境业务被疏漏、出问题。在这样的前提下,出入境团队像一台精密契合的大型机器般运行:全员信息及时互通、前后台实时对接、AB岗随时切换应对变化,为所有师生全年审批无休,提供在外及时领事保护协助……规范操作产出效率,出入境经受住了一次又一次的考验,也赢得了师生的广泛好评。
 
  深入思考改革,对接院系,创新出入境服务
 
  在夯实出入境规范专业工作的基础上,李毅结合“院为实体”“院系协议授权”等学校改革新要求,深入调研十多个院系,以师生需求为中心,依靠院系自主管理,推进校内审批流程优化。同时依托外事数据大平台,逐步实现对院系分级授权、分级开放外事管理平台各项查询功能,做好科学管理,切实提升服务效能。经过对出入境政策的不断研读,李毅建议,在规范基础上,将校内审批后的报销凭证全面实现个人自动获取,并于2017年实现新的线下功能:出入境先后完成境外人士来访预报、出国境校内批件的自动打印。通俗来说:如果一位老师的签证在有效范围内,他完全可以在自己办公桌前,实现从审批到出访前所有的工作。同时,关注“上海交通大学国际合作与交流处”微信公众号,在下方功能区可以直接查询所有审批进度、办结时间节点、个人所有证照及历史出访信息等等。审批结束后数据无缝对接推送到财务系统,一键完成财务预约,同时还与档案馆云数据推送实现了极大量出国境附件材料的电子挂挡,出入境中心也因此项创新获得“2015-2016年上海交通大学档案先进单位”称号。至此,除交送实体证照和纸质签证材料外,学校因公出国境从申请、审批、公示、总结、报销到归档,实现了真正意义上的全程信息化服务,这在全国高校尚属首家。目前这项工作已在徐汇、闵行两个校区全面落实,方便了师生,也将校内的出入境服务形象推到了信息化发展的前沿。
 
  主动协同创新,对接新政,开拓出入境全新工作局面
 
  出入境的日常工作繁多而冗杂,经常不知不觉一天就在极度忙碌中度过了。为避免长期如此可能导致的工作风格闭锁、机械,李毅开始一遍遍跑上海市外办、上海市外专局、上海市公安局出入境管理局及下属的出入境管理分局等单位。她一家家登门拜访,主动介绍交大出入境业务,咨询现存困难、办事瓶颈,不断与这些协办单位的主管领导、前台受理人员调研讨论。就是凭着这样高度的责任感和主动精神,逐渐打开了学校出入境的全新工作局面。三年中,交大业务获得了协办单位的高度关注和有效协同,交大面孔不断出现在各大媒体的镜头和报端:2016年底,上海市外专局为上海交大法国巴黎高科法方院长Nassar教授颁出全国首张外国人来华工作许可证;2017年6月,外籍院士Lindquist教授在上海市出入境管理局明亮的大厅里,开心地接过了自己的中国绿卡,这也是上海市高端外籍人才获颁的首批绿卡;2017年9月,出入境牵头推进落实学校与市公安局深化合作仪式,诺贝尔物理奖获得者、我校李政道研究所所长Wilczek教授当场获颁“五年期人才类签证”;2018年1月,美国工程院院士、中组部千人计划入选者,机械与动力工程学院的Andresen教授获得上海市外专局颁发的首批《高端人才确认函》;2018年4月,国际化示范学院副院长、数学科学学院Tudor教授也顺利获颁了绿卡,他和太太相依激动地对着CCTV的镜头表白:我热爱交大,热爱中国,我愿意在上海呆得更久!每一位知华、爱华的高端外籍人才,凭借交大平台不断亮相,镁光灯和镜头的背后,都是李毅忙前忙后张罗的身影。她就是以一种对国家新政新规的高度职业敏感,以及强大的沟通、协调和落实能力,开拓了学校与地方管理部门全面协同、共同做好外籍来华工作人士和留学生服务的通道。为打造学校积极落实国家科创新政、主动服务世界一流人才落户上海、共同助力国家发展的开放包容的良好形象,起到了实实在在的推动作用。
 
  李毅就是这样一位对工作和生活始终保有高度热忱和情怀的同志。虽然了解出入境工作的人常会感叹:你们的活儿实在是太复杂、太辛苦了!但在这里,没有人会看到冷漠、推诿和争吵,只有一支乐观、勤奋和高效的团队“超长待机为您服务”。有一天,一位老师办完业务并没急着离开,而是趁着接待空隙对专管员说:你们这里挺温暖的,我乐意多待一会儿再走。像这样的鼓励和反馈,就是出入境中心最欢乐的瞬间。虽然是一线的辛苦岗位,但李毅带领团队致力呈现更乐观的精神面貌,让所有人都能感受奉献的快乐,也能感受被关怀的温暖。同时,李毅深深感受到,服务无止境,需要完善的地方还太多太多。“我们一直在努力,希望将出入境中心打造成为专业化、规范化、智能化、国际化的一流服务窗口。让每一位师生提起出入境,都能感觉安心、踏实。”——对此,她满含坚定,带领中心团队,稳稳迈出下一步前行的步伐。
 
  [个人简介]:上海交通大学国际合作交流处出入境管理与服务中心主任。有20年高校工作经验,先后获得上海交通大学档案工作先进个人、组织人事先进工作者、上海交通大学工会积极分子、上海交通大学“文明岗”先进个人,多次获得上海交通大学年度考核优秀等荣誉。

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